Уберечься от классических ошибок в оформлении трудовой книжки несложно
Семинар для бухгалтера, №11 2010
Лектор: Ирина Евгеньевна ПАВЛОВА, руководитель отдела кадрового аудита и консалтинга ООО «МАЭЛ ФИНАНС»
В каких документах искать правила оформления трудовых книжек
Тема нашего сегодняшнего семинара – оформление трудовых книжек. Тема непростая. Ведь даже несмотря на то, что в специализированной литературе есть очень много информации по трудовым книжкам, у бухгалтеров по-прежнему остаются вопросы о правильном оформлении. Начнем с того, что обязанность ведения трудовых книжек регламентируется статьей 66 ТК РФ. Правила предъявления, получения трудовых книжек установлены в статьях 65, 80, 84.1, 309 ТК РФ. А в статье 234 ТК РФ закреплена обязанность работодателя возместить заработок в том случае, если сотрудник незаконно лишен возможности трудиться в связи с задержкой выдачи трудовой книжки.
Важно учесть, что не всякий труд нужно отражать в трудовой книжке. Скажем, с работником заключен гражданско-правовой договор, например договор подряда на строительство подсобного помещения. С одной стороны – подрядчик трудится. Но с другой стороны – запись об этом в его книжку не вносится. Так как трудовая деятельность регламентируется только Трудовым кодексом, а договор гражданско-правового характера относится к Гражданскому кодексу, вся деятельность, которая ведется в рамках гражданско-правовых отношений, в трудовую книжку не заносится.
Кроме Трудового кодекса есть и другие документы, определяющие правила занесения записей в трудовые книжки. Прежде всего это постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. В нем, в частности, содержатся Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И есть еще один важный документ – Инструкция по заполнению трудовых книжек. Она утверждена постановлением Минздравсоцразвития России от 10 октября 2003 г. № 69.
Зачем заполнять журнал движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу
Обратите внимание, что по пункту 45 постановления № 225 ответственность за ведение трудовых книжек несет работодатель. То есть компания. А представителем компании является, как правило, ее генеральный директор. Но он в свою очередь может издать приказ о назначении бухгалтера или инспектора отдела кадров ответственным за ведение трудовых книжек. Таким образом, ответственность в компании за ведение трудовых книжек несет либо гендиректор, либо сотрудник на основании дополнительного соглашения к трудовому договору о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек.
Также необходимо составить еще два документа: журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним и приходнорасходную книгу трудовых.
В журнал записываются все трудовые книжки сотрудников при приеме на работу. А при увольнении в этом журнале расписывается уволившийся работник в том, что он забрал книжку.
Если компания выдает новую трудовую книжку принятому на работу специалисту, то он должен заплатить за бланк. Для учета этих оплат и существует приходно-расходная книга. Она должна находиться в бухгалтерии, даже если есть в компании отдел кадров. То же самое и в отношении вкладышей в трудовую.
При проверке инспекторы обязательно изучат записи и в журнале, и в приходно-расходной книге.
Допустим, бухгалтер взял новый бланк трудовой книжки и начал заполнять ее на нового сотрудника. Но внезапно потекли чернила. Бланк испорчен. В этом случае необходимо взять новый бланк. Но испорченный просто так выбросить нельзя. Составляется акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки. Кстати, он составляется в двух экземплярах: в бухгалтерию и в личное дело сотрудника. Ведь в компании хранятся накладные, по которым видно, сколько именно книжек и вкладышей приобрела компания. И проверяющие сверят их количество.
Сколько подписей сотрудник должен поставить в трудовой
Пройдем по основным моментам в оформлении трудовых книжек, в которых компании часто ошибаются.
Первое – это печать. Я говорю о той печати, которая ставится на первой странице трудовой книжки. С 22 марта 2008 года действует постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132. Документом были внесены поправки в постановление № 225. И с этого момента на первой странице запретили ставить печать отдела кадров. То есть там должна фигурировать только главная печать компании. Это касается и других записей в трудовой. Их можно заверять строго печатью компании, без надписи «отдел кадров».
Вопрос из зала.
– Как правило, в небольших компаниях печать только одна и она постоянно находится у генерального директора. Он в офисе бывает крайне редко. Как в таком случае заверять только его печатью?
– Можно порекомендовать договориться с генеральным директором об определенных часах, когда он будет в офисе с печатью. И к этому времени ответственный сотрудник мог бы подготовить все документы, которые требуют проставления печати.
На практике мне встречалась и такая ошибка. По незнанию печатью заверяют любые записи в трудовой книжке. Например, при приеме на работу сразу ставят печать. Но это неверно. Печать ставится только один раз – при увольнении сотрудника. Иные записи – прием на работу, перевод, повышение квалификации – заверять не нужно.
И еще одна распространенная ошибка. Согласно пункту 12 постановления № 225, работодатель должен ознакомить владельца трудовой книжки с каждой внесенной записью под роспись. Поэтому многие компании просят, чтобы сотрудники ставили роспись под каждой записью. Этого делать не нужно. Для росписи предусмотрена личная карточка по форме № Т2.
Именно в ней расписываются сотрудники, подтверждая то, что они в курсе записей в книжке. А свою подпись в трудовой работник ставит только один раз – при увольнении. При этом не нужно писать: «С записями в трудовой книжке ознакомлен». Достаточно только одной подписи владельца книжки.
Особенности заполнения первой странички
С печатями и подписями разобрались, давайте посмотрим в трудовой книжке на графы «Фамилия», «Имя», «Отчество». Например, владелица трудовой книжки Панкратова Галина Александровна вышла замуж и стала Сидоровой. В этом случае необходимо внести исправления в трудовую книжку. Делается это на основании приказа компании в свободной форме. Запись: «Фамилия исправлена на фамилию «Сидорова» на основании свидетельства о браке серия такая-то номер такой-то, выданного тогда-то. Инспектор отдела кадров. Подпись и печать». Если внутренняя сторона первой обложки полностью исписана, то лучше не вклеивать дополнительные листы, а продолжать записи на внутренней стороне последней обложки. То есть после последней страницы трудовой книжки.
Но бывает, что человек меняет не фамилию, а имя или даже отчество. Например, был Федором – стал Арнольдом. Эти изменения вносятся в трудовую книжку не на основании свидетельства или справки, а на основании новых данных в паспорте.
Можно исправить даже дату рождения при необходимости. Обратите внимание: она пишется строго арабскими цифрами, например, 17.02.1989. Итак, фамилия, имя, отчество и дата рождения – это те данные, которые разрешено исправлять в трудовой книжке через зачеркивание. Основание пишется на обложке.
Перейдем к сведениям об образовании. Есть несколько видов образования: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное и незаконченное высшее. Тут важны несколько моментов. Во-первых, правильно писать полностью «высшее профессиональное», а не просто «высшее». И во-вторых, если сотрудник просит внести сведения о его незаконченном образовании, то это делается не с его слов, а на основании справки из вуза.
Вопрос из зала.
– А как оформить трудовую книжку, когда сотрудник трудоустроился сразу после окончания колледжа, а затем в процессе работы поступил в вуз и получил высшее образование?
– При поступлении на работу сотрудник предъявляет документ о среднем профессиональном образовании, полученном в колледже. И запись об этом делается в его трудовой книжке. После окончания вуза в графе «Образование» через запятую нужно дописать «высшее профессиональное».
Форма трудовой книжки не совсем удачна: она небольшая и места в ней для записи мало. Поэтому меня часто спрашивают, как же дописать в маленькой строчке все сведения об образовании. Во-первых, я прошу бухгалтеров и кадровиков при выдаче книжки заполнять ее мелким убористым почерком. И во-вторых, если нужно внести дополнительную запись, а места на строчке уже нет, то можно аккуратно написать выше или ниже строчки.
Далее ставится дата заполнения трудовой книжки и подпись ее владельца. И последний реквизит – «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек». По инструкции здесь достаточно поставить подпись без расшифровки. Но на практике многие специалисты пишут здесь свою фамилию полностью вместо подписи. Это не ошибка. Можно делать и так, и так.
Но здесь очень важный момент, кто именно подписывается. Если на сотрудницу, которая поставила подпись, нет приказа о том, что она несет ответственность за оформление трудовых книжек, то это будет нарушением. Ведь часто генеральный директор просто поручает кому-нибудь из бухгалтерии вести книжки. Но приказа отдельного нет. Тогда подпись такой неуполномоченный сотрудник ставить не вправе. В этом случае книжку должен подписать только лично генеральный директор на первой странице.
Сложности заполнения раздела «Сведения о работе»
Теперь перейдем непосредственно к тому, как верно заполнить другие страницы трудовой книжки. Начнем с записи о приеме на работу. Недопустимы сокращения наименования компании. То есть нельзя писать «ЗАО» или «ООО». Необходимо написать полностью: «Общество с ограниченной ответственностью "Деловые люди"». А если в уставе предусмотрено не только полное, но и сокращенное наименование, то нужно его приписать в скобках: «(ООО "Деловые люди")».
Строчкой ниже заносится запись о приеме на работу. Она нумеруется, ставится число. Причем должность работника вносится так же, как она записана в приказе о приеме.
Особо обращаю внимание на то, что если работники связаны с вредными условиями труда, то их должность необходимо написать точно так же, как она поименована в специальном квалификационном справочнике.
В четвертом столбце необходимо написать реквизиты приказа о приеме на работу. Например, «Приказ от 02.11.2010 № 07-К». Часто на практике вместо полного слова «Приказ» ставят «Пр.». Это неверно.
И еще распространенная ошибка. Если работник принят в компанию по срочному трудовом договору, то не нужно писать в книжке слово «срочный». Запись вносится так же, как и при приеме на работу по обычному трудовому договору на неопределенный срок.
Наши клиенты:
