Типичные ошибки работодателя до заключения Трудового договора
Консультант № 21 ноябрь 2010
Ирина Павлова, руководитель отдела кадрового аудита и консалтинга ООО «МАЭЛ ФИНАНС», член Национального Союза Кадровиков России, сертифицированный специалист в области кадрового менеджмента (сертификация Национального Союза Кадровиков)
Документирование процедур, предшествующих заключению Трудового договора, можно определить как самостоятельный этап отношений между потенциальным работником и работодателем. Он не менее важен, чем предварительные собеседования при поиске сотрудника или заключение Трудового договора. К большому сожалению, данному этапу уделяется очень мало внимания в кадровом делопроизводстве.
Зачастую работодатель и работники кадровых служб просто не считают его важным, а порой им элементарно не хватает знаний для того, чтобы четко провести эту процедуру, потому что в большинстве случаев ей не придают особого значения.
Надо понимать, что неквалифицированный подход к этому периоду взаимоотношений между потенциальным работником и работодателем в дальнейшем может привести к трудовым спорам, которые, весьма вероятно, закончатся существенными материальными потерями для последнего.
Прежде всего, необходимо рассмотреть документирование процедур, предшествующих заключению Трудового договора, с точки зрения соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.
Типичные ошибки на примере
В компанию приняли на работу ведущего специалиста. Прием работника происходил в разгар рабочего сезона, вакансию необходимо было срочно закрыть, так что выход нового сотрудника на работу решался в считанные дни. Уверенность в работнике была на все сто процентов: он был представлен кадровым агентством, которому компания выплатила за оказанную «услугу» значительную сумму, – поэтому договор и акт выполненных работ между кадровым агентством и работодателем были подписаны «не глядя». Трудовой договор, заключенный с работником, четко отражал все пункты ст. 57 Трудового кодекса РФ, еще раз устно оговорили режим работы, должностные обязанности, место работы и тому подобное – работника устраивало все. Однако письменную форму внутренних локальных нормативных актов ему «забыли» представить, как и получить письменное подтверждение ознакомления работника с внутренними локальными нормативными актами, включая его должностную инструкцию.
Через полтора месяца произошло событие, послужившее поводом для увольнения работника за прогул.
Сотрудник был категорически не согласен с основанием увольнения, доказывая, что прогула он не совершал. Возник трудовой спор, и отсутствие документального подтверждения ознакомления работника с внутренними локальными нормативными актами компании играло немаловажную роль в этом конфликте.
При этом «по горячим следам» работодатель сделал запрос в кадровое агентство с просьбой представить информационный материал о работнике (резюме, рекомендации и т. п.), это действие работодателя было законным – один из пунктов гражданско?правового договора между кадровым агентством и работодателем содержал перечень документов при предоставлении кандидатуры соискателя на вакансию. Однако оказалось, что таковыми документами агентство не располагает – работник был просто за пять минут найден в Интернете.
Приведенный пример показывает, как тщательно надо подходить к этапу документирования процедур до заключения Трудового договора, чтобы не было моральных и материальных потерь со стороны работодателя.
Пошаговое описание обязательных процедур
Приведем перечень обязательных процедур, предшествующих заключению Трудового договора.
Шаг 1. Регламентируется пунктом девятым части второй ст. 22 ТК РФ: ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью; а также частью третьей ст. 68 ТК РФ: при приеме на работу (до подписания Трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (если он заключен у данного работодателя).
Для подтверждения ознакомления можно предусмотреть либо журналы, либо листы ознакомления с внутренними локальными нормативными актами.
Особое внимание необходимо уделить должностным обязанностям работника. Правило здесь такое: если для должности, на которую принимают работника, разработана должностная инструкция, то до подписания Трудового договора работодатель знакомит работника под роспись с внутренними локальными нормативными актами (так как должностная инструкция также является внутренним локальным актом организации).
Копия должностной инструкции выдается работнику, либо в трудовом договоре подробно прописываются должностные обязанности.
Немаловажно обратить внимание на следующую распространенную ошибку: очень часто в трудовых договорах имеется ссылка на несуществующие положения организации. Поясним: если работодатель в трудовом договоре с работником указывает какое-либо условие со ссылкой на внутренний локальный нормативный акт, то с вышеуказанным документом необходимо ознакомить работника под роспись. Например, в трудовом договоре говорится, что коммерческая тайна отражена в положении о коммерческой тайне, система премирования – в положении об оплате труда, либо в положении о премировании и так далее. Со всеми этими документами работник должен ознакомиться и расписаться.
Обязательно и обратное, если реально имеется коммерческая тайна относительно данного работника, то этот факт должен быть отражен в соответсвующем положении.
Также следует обратить внимание на полную индивидуальную или коллективную материальную ответственность работника. Она регламентируется Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 с Перечнем должностей и работ, при выполнении которых могут заключаться договоры о материальной ответственности. Данный перечень является закрытым и не подлежит произвольному толкованию или дополнению. Типовая форма договора о материальной ответственности является также приложением к данному Постановлению.
Если работник не согласен с нормами, регламентирующими его трудовые функции или дисциплину труда, работодатель вправе не заключать Трудовой договор или предложить работнику другую вакантную должность, содержащую пониженные требования к трудовой функции (например, что касается коммерческой тайны).
Шаг 2. Начинается с предъявления лицом, поступающим на работу, предусмотренной в ст. 65 Трудового кодекса РФ личной документации гражданина:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Обратите внимание, что в соответствии с частью второй ст. 65 ТК РФ работодатель в отдельных случаях может предусмотреть предоставление дополнительных документов в соответствии с трудовым законодательством, которые обязательны для заключения Трудового договора.
Например, это касается обязательных предварительных медицинских осмотров отдельных категорий работников (ст. 69 ТК РФ), разрешений от органов опеки и родителей при трудоустройстве лиц младше 14 лет (ст. 63 ТК РФ), разрешений на работу для иностранных граждан (в соответствии с ФЗ?115 от 25.07.2002 в ред. от 23.07.2010 № 180?ФЗ).
Шаг 3. Касается момента возникновения трудовых отношений и вступления Трудового договора в силу.
Согласно ч. 3 ст. 16 Трудового кодекса РФ работник может быть фактически допущен к работе без Трудового договора, оформленного надлежащим образом.
Однако в данной ситуации все равно необходимо составить какие-либо внутренние распорядительные документы, т. к. фактическое допущение к работе возможно только с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Одним из таких документов может быть докладная записка руководителя структурного подразделения, адресованная руководителю организации, с просьбой о допуске работника к работе с последующим заключением Трудового договора в установленном порядке.
При фактическом допущении работника к работе без оформления Трудового договора может быть составлен (при необходимости) еще один документ – соглашение об установлении работнику испытательного срока. Только при наличии такого соглашения, подписанного работодателем и работником до начала работы, условие об испытании может быть в дальнейшем включено в Трудовой договор (ст. 70 ТК РФ). При подготовке такого соглашения следует придерживаться тех же правил оформления документов, которые применяются и при заключении Трудовых договоров.
Кадровое агентство
И обращаем внимание, что перед подписанием договора с кадровым агентством в случае, если компания-работодатель пользуется его услугами, ей следует тщательно уточнить все пункты, всю процедуру взаимоотношений с ним, его кандидатом и работодателем. А при предоставлении кандидата кадровым агентством обязательно стоит проверить: действительно ли исполнитель собрал весь оговоренный договором информационный материал о кандидате. Этот материал должен быть подтвержден документально (резюме, рекомендации и т. п.) и предоставлен работодателю до собеседования.
Стоит надеяться только на себя. Потому что в конечном итоге компания не только оплачивает недешевые услуги кадрового агентства и сотрудников службы HR, но и в дальнейшем можно поплатиться за чью?то халатность при подборе работника.
Наши клиенты:
