Первичные документы по учету автотранспорта в организации
« предыдущая публикация следующая публикация »
"Бухгалтерские вести" № 39, 26 октября 2010
Особенности заполнения форм ОС-1, ОС-4а, ОС-6 в примерах.
К автотранспортным средствам в целях бухгалтерского учета относится большое разнообразие техники, которую необходимо ставить на учет в органах ГИБДД. Это и легковые автомобили, и грузовые, и прицепы, и автобусы, и спец.техника. При оформлении операций поступления и выбытия таких активов бухгалтеру важно правильно оформить первичные учетные документы. Как показал опыт аудиторских проверок, далеко не все могут сделать это грамотно. И дело прежде всего в том, что при разработке унифицированных форм Росстат не выпустил построчную инструкцию к их заполнению.
Итак, при принятии автомобиля на учет нужно составить акт по форме № ОС-1 «Акт о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений)» и открыть инвентарную карточку по форме № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств» (утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7).
Хотим еще раз напомнить, что обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).
Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1) оформляется для учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:
а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию),
поступивших:
по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;
путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;
б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.
Обратите внимание на указание работниками статистической службы в Письме Росстата от 31.03.2005 № 01-02-09/205 о том, что заполнение формы № ОС-1 никак не зависит от даты регистрации транспортного средства в Госавтоинспекции. Поскольку данную форму необходимо заносить лишь реквизиты документа о регистрации прав на недвижимость. Данные же о постановке автомобиля на учет в ГИБДД в акт приемки-передачи не включаются.
При приобретении автотранспортного средства акт по форме № ОС-1 следует составлять на дату ввода в эксплуатацию основного средства, не дожидаясь постановки его на учет в ГИБДД. Это следует из Указаний по заполнению первичной документации (Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7). В частности, для объектов, не требующих монтажа - в момент приобретения.
Пример. ООО «Радуга» приобрело легковой автомобиль Лада Калина 13.10.2010 в автосалоне (ООО «Авто для вас»). В этот же день автомобиль был сдан в сервис-центр для установки сигнализации, и получен с установленным дополнительным оборудованием только 15.10.2010. На учет в ГИБДД автомобиль был поставлен лишь 18.10.2010 г.
Организация уложилась в срок, так как в соответствии с п. 3 Постановления Правительства РФ от 12.08.1994 № 938 "О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации" на эту процедуру отводится лишь 5 суток, либо до истечения срока действия транзитных номеров.
Так как автомобиль является объектом основных средств, не требующим монтажа, то комиссия должна провести осмотр транспортного средства и оформить акт о приеме-передаче основных средств по форме № ОС-1 на дату приобретения основного средства, а руководитель его утвердить, после чего бухгалтер сделает в учете соответствующие проводки (Дт 08 Кт 60, Дт 19 Кт 60, Дт 01 Кт 08). Все это произойдет в один день, 13.10.2010 г.
На основании утвержденного акта бухгалтер будет обоснованно принимать к учету затраты на дооборудование автотранспортного средства, а также расходы на бензин в последующие дни.
При дальнейшей передаче автомобиля в сервис-центр для установки сигнализации должен быть оформлен комиссией и утвержден руководителем акт по форме № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» о дооборудовании транспортного средства (модернизации).
В форме № ОС-1 предусмотрено ее утверждение организацией - сдатчиком и организацией-получателем при сдаче-приемке объектов основных средств. Однако этого делать не надо, в случае, если транспортное средство приобретено в торговой организации, и для предыдущего собственника оно было товаром, а не основными средством. То же касается заполнения раздела 1 этой формы - его необходимо заполнять на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.
Пример. 18 октября 2010 г. ООО «Лютик» приобрело бывший в использовании микроавтобус «Газель» (2008 года выпуска) у ООО «Спринт-Авто». Срок полезного использования для микроавтобуса, установленный первоначальным владельцем, 40 месяцев (3-я амортизационная группа, от 3 до 5 лет включительно), первоначальная стоимость 800 тыс. руб. ООО «Спринт-авто» ввело в эксплуатацию автомобиль в марте 2009 года. ООО «Лютик» уплатило за транспортное средство 440 тыс. руб. Для упрощения примера НДС не учитываем.
Итак, раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» формы № ОС-1 будет заполнен ООО «Спринт-Авто» следующим образом:
Дата | Факти- | Срок по- | Сумма | Оста- | Стои- | |||
выпуска | ввода в | послед- | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
2008 | 03.03.2009 | --- | 1 год 7 мес | 40 мес | 380000,00 | 420000,00 | 800000,00 | |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
В показателе графы "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации. В графе «Стоимость приобретения» указывается полная фактическая стоимость (п. 8 ПБУ 6/01).
Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» ООО «Лютик» заполнит самостоятельно:
Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб. | Срок | Способ начисления амортизации | ||
наименование | норма | |||
1 | 2 | 3 | 4 | |
440000,00 | 18 мес | линейный | 5,56% | |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
Срок полезного использования по основным средствам устанавливается новым собственником самостоятельно с учетом амортизационной группы (по Классификации № 1) и сроком фактической эксплуатации у предыдущего собственника. Предположим, что в ООО «Лютик» принято устанавливать минимально возможный срок полезного использования по амортизационной группе, то есть 37 месяцев. Рассчитаем норму амортизации по следующей формуле:
K = (1 / (N - T)) x 100%,
где K - норма амортизации в процентах к первоначальной (восстановительной) стоимости объекта амортизируемого имущества;
N - срок полезного использования данного объекта амортизируемого имущества в месяцах;
T - количество месяцев эксплуатации данного объекта бывшим собственником.
Так как у предыдущего владельца микроавтобус был в эксплуатации 19 месяцев, то
К = (1/(37-19)) х 100% = 5,56%.
К акту сдачи-приемки прилагается и техническая документация, относящаяся к данному транспортному средству, какая именно - необходимо указать в соответствующей строке акта. Для транспортного средства это паспорт технического средства, сервисная книжка и другие.
Обратите внимание, что раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.
Одновременно с актом по форме № ОС-1 заполняется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6). Сведения в разделе 1 и 2 этой карточки должны совпадать с данными из формы № ОС-1.
Данные ремонта, реконструкции, модернизации обязательно должны вноситься в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).
Пример. Вернемся к примеру, рассмотренному выше по дооборудованию сигнализацией легкового автомобиля. На установку сигнализации ООО «Радуга» был заключен договор с ИП Конин А.А., стоимость оборудования составила 33000,00 руб., стоимость работ - 10000,00 руб.
Факт выполненных работ подтверждается актом № 14, подписанном сторонами, товарная накладная на материалы № 25 от 15.10.2010 г. ИП Конин А.А. находится на упрощенной системе налогообложения. На основании полученных документов и акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3, в раздел 5 «Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств» инвентарной карточки вносится информация:
Реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация | ||||
Вид операции | Документ | Сумма затрат, руб. | ||
Наименование | Дата | номер | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Установка сигнализации | Акт | 15.10.2010 | 14 | 10000,00 |
| Накладная | 15.10.2010 | 25 | 33000,00 |
|
|
|
|
|
Аналогично, при проведении ремонта заполняется в каждом случае раздел 6 «Затраты на ремонт».
В случаях, когда не хватает места в таблице, допускается создавать дополнительные вкладные листы для занесения необходимой информации. Чем тщательнее информация о ремонтах и модернизациях будет заноситься бухгалтером в карточки, тем легче ему будет подтвердить обоснованность произведенных расходов.
Особенное внимание стоит уделить документальному оформлению при списании автотранспортных средств, так как его оформляют по специальной форме № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств». Он имеет некоторые отличия от типовой формы, связанные, прежде всего, с техническими особенностями основного средства (разделы 1,3).
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.
Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.
В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции). Таким образом, дата акта не может быть ранее даты снятия с учета автотранспортного средства.
Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (форма № ОС-6) учета объекта основных средств.
Пример. Вернемся к рассмотренному выше примеру о продаже бывшего в эксплуатации микроавтобуса. При его выбытии в раздел 1 «Сведения о техническом состоянии автотранспортного средства на дату списания» акта о списании у ООО «Спринт-Авто» следует внести:
Дата | Пробег, км | |||||
Год выпуска | Ввода в эксплуатацию | Принятия к бухгалтерскому учету | Последнего капитального ремонта | Снятия с учета в ГИБДД (ГАИ) | С начала эксплуатации | После последнего капитального ремонта |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
2008 | 03.03.2009 | 03.03.2009 | --- | 18.10.2010 | 37540 | --- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Если автотранспортное средство не на ходу и не подлежит восстановлению, например, после аварии, то при списании рабочие детали и механизмы могут быть проданы отдельно, о чем делаются записи в акте (раздел 4 и 5), на основании которых бухгалтер отразит в учете поступление материалов и расходы на их демонтаж.
Обращаем внимание, что выше приведенные рекомендации по заполнению первичной учетной документации относятся также и специальным транспортным средствам (автопогрузчики, снегоходы, сельскохозяйственная самоходная техника), подлежащим регистрации в ГосТехНадзоре.
Гражданкина Вера Викторовна
ведущий аудитор ООО "МАЭЛ ФИНАНС"
Наши клиенты:
