• Главная
• Пресс-центр
• Наши публикации

Ещё раз о командировках

« предыдущая публикация    следующая публикация »

«Финансовая газета» №47, 18 ноября 2010

Обзор писем Минфина, выпущенных в 2010 году, касающихся командировочных расходов.

Вопросы по учету расходов на командировки остаются до сих пор одними из самых частых, на которые Минфин РФ дает ответы в своих письмах. Мы постарались обобщить комментарии, данные Министерством в 2010 году в ответах на частные вопросы, прислушавшись к которым налогоплательщики смогут обезопасить себя от претензий со стороны налоговых органов, проверить, хватает ли у них первичных документов и сделать полезные для себя выводы.

Итак, налог на прибыль. В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ перечень командировочных расходов является закрытым.

Компенсация командировочных расходов на проезд. Авиакомпании в борьбе за пассажиров почти повсеместно перешли на электронные билеты, и ввели возможность электронной регистрации на рейс, где посадочный талон пассажир распечатывает самостоятельно и он уже не выглядит картонной карточкой привычного вида. Железные дороги не отстают, и теперь билет не обязательно покупать в кассе, его можно также заказать, оплатить и пройти электронную регистрацию on-line, даже не получив бумажной распечатки.

Налогоплательщиков как раз и волновали вопросы, связанные с электронными билетами - какими документами можно подтвердить приобретение электронного билета и совершение поездки.

Минфин в письмах от 10.02.2010 № 03-03-06/1/59, от 05.02.2010 № 03-03-07/4, от 01.07.2010 № 03-03-07/23 привел следующий список документов, один из которых необходимо предоставить для подтверждения факта оплаты бездокументарного билета, помимо распечатанной маршрут - квитанции и обязательного одновременного предоставления посадочного талона:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт подотчетному лицу банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Однако, уже в письме от 16.08.2010 № 03-03-07/27 чиновники существенно упростили требования, и, по их мнению, уже достаточно подтвердить расходы для налога на прибыль распечатанной на бумаге маршрут - квитанцией, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

И революционным в этом плане можно назвать письмо Минфина РФ от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384 касающееся подтверждения расходов по железнодорожным перевозкам. По мнению финансового ведомства, такие расходы можно учесть по косвенным подтверждениям - приказам о направлении в командировку, командировочному удостоверению и иным оправдательным документам, оформленным унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки). Таким образом, кассовый чек, слип банковской карты или банковская выписка могут отсутствовать, или быть оформленными на другое лицо, не являющееся сотрудником организации, например, если оплата произведена с кредитной карты жены сотрудника. И, кроме того, расход может быть подтвержден или распечаткой билета, или посадочным талоном.

Отдельным письмом от 05.02.2010 № 03-03-05/18 финансовое ведомство указало, как же следует поступать в случае, если электронный билет был утерян, или утрачен по иной причине. Для этого его надо просто повторно распечатать, так как оформляется он не на бланке строгой отчетности.

Выплата суточных. Минфин РФ в письме от 01.04.2010 № 03-03-06/1/206 в очередной раз подтвердил, что для подтверждения расходов по возмещению суточных работнику нет необходимости собирать чеки и квитанции. Для расчета суммы компенсации основанием служит командировочное удостоверение. В расходы для налога на прибыль их можно учесть в сумме, утвержденной коллективным договором или иным локальным нормативным актом за каждый день нахождения сотрудника в командировке.

Компенсация расходов на проживание. Направленный в командировку сотрудник может проживать в гостинице, а может и в квартире, арендованной для него работодателем. Для признания расходов в налоговом учете, гостиница в общем случае должна выдать счет, оформленный на бланке строгой отчетности по форме 3-Г, отпечатанный типографским способом. Однако если счет не выдан, Минфин РФ в письме от 18.08.2010 № 03-03-06/1/55 допускает учесть расходы на основании документа, содержащего все реквизиты из п. 3 Положения (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»):

а) наименование документа, шестизначный номер и серия;

б) наименование и организационно-правовая форма - для организации;

фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

з) дата осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Если организация арендует для сотрудников квартиру, то в расходах для налогового учета можно учесть только ту часть арендной платы, когда в ней проживали командированные сотрудники на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников. Такими документами являются командировочное удостоверение, проездные документы и др. Расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли. Об этом напоминает Минфин РФ в письме от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178.

Одним из неопределенных вопросов в нашем законодательстве является учет расходов на проезд работника в командировку не от места работы, а например, от места проживания, или от места проведения отпуска. Иногда такой проезд для компании дешевле, чем от места работы. В своем письме от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 Минфин России пояснил, что при отзыве в связи со служебной необходимостью сотрудника организации из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращении обратно в место проведения отпуска, с учетом положений п. 1 ст. 252 НК РФ об обоснованности расходов, учитываемых в целях гл. 25 НК РФ, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов расходы по проезду работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.

Скорее всего, для обоснования своей правоты налогоплательщику придется запастись дополнительным набором документов, подтверждающих обоснованность расходов, такими как служебная записка, письменное согласие работника на отзыв из отпуска, распечатка тарифов на проезд (перелет) к месту командировки от места работы и от места проведения отпуска. При этом вопрос учета проезда из дома

Пока Минфин дал достаточно лояльный комментарий и еще на один вопрос, не урегулированный законодательно (Письмо Минфина РФ от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545). Если сотрудник выезжает к месту командировки раньше срока, установленного в командировочном удостоверении, либо остается там после окончания командировки, то чиновники для учета расходов на проезд предлагают в каждой ситуации применять индивидуальный подход и рассматривать срок, на который задержался сотрудник. Если это время составляет два выходных дня, то затруднений для признания расходов у налогоплательщика нет, а если сотрудник остался там проводить отпуск - то учитывать нельзя.

На практике ранний выезд сотрудника может быть обусловлен отсутствием дешевых билетов, необходимостью адаптации сотрудника к разнице часовых поясов, или подготовке к деловой встрече на месте, например, изучению рынка. Что касается позднего возвращения, то на это также могут быть объективные причины, вызванные, например, нелетной погодой, задержкой или отменой рейса, отсутствие дешевых билетов, болезнь сотрудника. Во всех этих случаях для признания расходов лучше запастись оправдательными документами - справками авиакомпаний, распечатками тарифов, телеграммой или справкой медучреждения о невозможности транспортировки больного к месту его постоянного проживания (работы). При этом, Минфин не дает пока ответа на вопрос, как должны начисляться суточные сотруднику, задержавшемуся в командировке (или убывшему раньше срока). Если следовать букве закона (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), то размер суточных определяют по датам убытия и прибытия из командировки, указанным в проездных документах, и по отметкам в командировочном удостоверении (п.п. 7, 17 Постановления) и не связывают с причинами, по которым сотрудник там задерживается или прибывает раньше. Также пока нет комментариев, следует ли за эти «лишние» дни сотруднику начислять средний заработок, или можно уже оплачивать в обычном порядке. Такие неурегулированные моменты лучше прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

По налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) также были комментарии Минфина РФ, которые будут полезны налогоплательщику.

Что касается проезда к месту командировки и обратно, если даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении, то по мнению чиновников финансового ведомства, изложенному в письмах Минфина РФ от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111, от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 также необходимо применять индивидуальный подход в зависимости от срока, на который задержался сотрудник (или смотря на сколько раньше он выехал). Не надо облагать налогом стоимость проезда из командировки, если сотрудник задержался в месте командировки на выходные или по независящим от него причинам. Но если в организации имеется приказ об отпуске, и сотрудник задержался в месте командировки для проведения своего отпуска, то оплата его проезда за счет организации, по мнению чиновников, уже подпадает под статью об экономической выгоде сотрудника, и стоимость проезда необходимо включить в налогооблагаемый доход. То же касается и проезда в командировку так сказать заранее, если место отпуска совпадает с местом командировки.

Если же сотрудник был в связи со служебной необходимостью отозван из отпуска и направлен в командировку из места проведения отпуска или после командировки вернулся к месту его проведения, то в том же письме от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 Минфин РФ указывает, что суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, поскольку ст. 168 ТК РФ установлена обязанность работодателя возмещать работнику его расходы по проезду к месту командирования в случае его направления в служебную командировку.

Суточные. Минфин РФ в письмах от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205 и от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 указал, что при возвращении из загранкомандировки за последний день для целей обложения НДФЛ необлагаемый налогом размер суточных составляет 700 руб. Суточные, выплаченные работнику сверх размеров, установленных абз. 10 п. 3 ст. 217 Кодекса, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. Ссылаются чиновники на п. 18 Положения, в котором говорится, что «при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях». И хотя для целей обложения налогом на доходы физических лиц в настоящее время уже не используются нормативы в валюте, до внесения изменений в Постановление лучше придерживаться мнения Минфина.

Интересным с точки зрения обложения НДФЛ можно назвать письмо, касающееся оплаты проезда и проживания приглашенных на собеседование кандидатов из других регионов. Если будущий потенциальный работодатель оплачивает им проезд и проживание, то по мнению чиновников, это взаимный интерес, работодателя в работнике, а работника в месте работы, и, отсюда их вывод: для участника собеседования оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом, полученным данными лицами в натуральной форме, который подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке (Письмо Минфина РФ от 06.08.2010 № 03-04-06/6-170).

Последнее письмо, на которое мы обратим внимание, касается обложения страховыми взносами расходов на проживание сотрудника при отсутствии подтверждающих документов (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19).

Чиновники трактуют неясности закона в пользу налогоплательщиков. Они указывают на то, что перечень расходов на командировки работников, оплата которых не облагается страховыми взносами, установлен ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Он является исчерпывающим, и оплата командировочных расходов, не поименованных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты, производимые в пользу работников в рамках трудовых правоотношений.

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, делают вывод в Минздравсоцразвития РФ, в случае если работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, то данные расходы могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Подытоживая все рассмотренные письма, можно сделать несколько заключений. Во-первых, частных ситуаций, на которые не даны комментарии официальными ведомствами еще много, и письма с разъяснениями по командировочным расходам будут еще не раз выпущены финансовым ведомством. Во-вторых, в связи с тем, что по новому закону (212-ФЗ) пока нет значительной практики, Минздавсоцразвития РФ дает разъяснения чаще в пользу налогоплательщиков. И в-третьих, чем качественнее будет составлен коллективный договор в организации, чем подробнее в локальном нормативном акте будут прописаны все нюансы по командировкам, тем более защищенным будет налогоплательщик при признании таких расходов для налога на прибыль.

Гражданкина Вера Викторовна

ведущий аудитор ООО «МАЭЛ ФИНАНС»