• Главная
• Пресс-центр
• Наши публикации

Автоматизация договорного учёта в холдинге

 « предыдущая публикация   следующая публикация »

«Справочник экономиста» №1 (79), январь 2010

Предпосылки автоматизации

Холдинг, в котором была успешно внедрена автоматизированная система договорного учёта, представляет собой группу предприятий, деятельность которых контролирует управляющая компания через влияние на принятие управленческих решений. Холдинг имеет территориально распределённую структуру с филиалами в большинстве регионов РФ в девяти часовых поясах и специализируется на различных видах бизнеса.

До начала внедрения весь участок договорной работы с большим числом приходных договоров с Заказчиком и расходных договоров с Исполнителями (общее количество договоров, заключаемых в Холдинге, достигает несколько тысяч в год) совершенно не охватывался существующей на тот момент автоматизацией. Договорной учет вёлся разрозненно в нескольких подразделениях на основе MS Excel.

Также настоятельно требовал автоматизации этап юридической и финансовой экспертизы договоров в нескольких согласующих подразделениях (далее - Эксперты) с целью предотвращения просчетов и ошибок, которые могут повлечь штрафные и иные санкции, снизить прибыль и отрицательно повлиять на репутацию, как организации, так и Холдинга в целом.

Для экспертизы проекта договора требовалось распечатать несколько экземпляров договорной документации, которая могла включать в себя договор (контракт, соглашение), технические задания, календарные планы, спецификации, протоколы согласования цены, сметы, дополнительные соглашения и иные относящиеся к договору документы. Кроме того, не всегда удавалось добиться параллельного рассмотрения проекта договора у нескольких Экспертов; согласование договора необоснованно затягивалось; инициатор договора не знал, в каком подразделении и на каком этапе согласования «застрял» проект договора, кто персонально несёт ответственность за срыв сроков заключения договора. Устранение замечаний различных Экспертов к тексту договора часто оказывалось весьма трудоёмким, т.к. замечания одного Эксперта могли противоречить замечаниям других.

Вместе с тем из-за отсутствия единой базы данных договорной документации Холдинга на этапе исполнения договора работникам структурного подразделения, инициирующего договор, и финансовой службы приходилось неоднократно обращаться друг к другу и в юридическую службу для получения информации об условиях договора и ходе его выполнения. График выполнения работ/поставки товаров по договору не всегда строго отслеживался, а в случае срывов различные службы «кивали» друг на друга в поиске виновных. Положение усугублялось необходимостью взаимной привязки приходных и расходных договоров на выполнение конкретного вида работ/услуг, объекта. В интересах дела всю информацию по договору и ходу его выполнения требовалось собрать в одном месте и сделать доступной в реальном масштабе времени для всех задействованных сотрудников и подразделений.

В итоге руководством Холдинга была поставлена первоочередная задача автоматизации договорного учёта как основы всего управленческого учёта. Решение должно было сочетать в себе как обычные функции автоматизации документооборота, так и функции управленческого учёта. Система договорного учёта должна была выступать ведущей по отношению к финансовому учёту и включать в себя обмен данными с контурами бухгалтерии, бюджетирования и управления денежными потоками.

Выбор систем и технологических платформ

Исследование рынка автоматизации документооборота показало, что ни один из существовавших в то время программных продуктов полностью не удовлетворял требованиям компании, поэтому руководство Холдинга приняло решение заказать разработку уникальной системы договорного учёта, в точности отвечающей поставленной задаче, и при этом сроки внедрения должны быть минимальными, а обучение персонала быстрым, безболезненным и желательно без отрыва от производственной деятельности.

Для проведения предварительного информационного обследования существующей деятельности компании были приглашены внешние консультанты, которые, в первую очередь, выполнили работы по систематизации договорной деятельности в Холдинге, разработали и утвердили у руководства Холдинга функциональные требования Заказчика к информационной системе, однозначно определяющие «что должна делать система», а «что нет».

В целях стандартизации и унификации договорного учета было разработано положение о договорной деятельности в Холдинге, регламентирующее все бизнес-процессы, связанные с договорной деятельностью, а также была предложена уникальная методика нумерации договоров, позволяющая однозначно идентифицировать приходные и расходные договоры и установить между ними соответствие.

В качестве технологической платформы был выбран программный продукт «БОСС-Компания», реализованный на базе Microsoft SQL. Особенностью «БОСС-Компании» является ее гибкость и простота настройки. Одновременно с готовыми решениями в системе существует полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям деятельности любой компании, пользователь может сам осуществлять ряд настроек системы, не прибегая лишний раз к услугам администратора.

Не последнюю роль при выборе программного продукта занимала невысокая стоимость приобретения и сопровождения системы «БОСС-Компании» в сравнении с другими.

Приняв за основу комплексной автоматизации договорной учёт, на следующем этапе был успешно реализован проект по автоматизации бухгалтерского и налогового учёта на платформе «1С:Бухгалтерия 8», а так же разработаны и внедрены специально для данного Холдинга модули «Бюджетирование» и «Управление денежными потоками» на платформе «БОСС-Компания». Были решены задачи интеграции и обмена данными между различными учётными системами: «1С:Предприятие 7.7», «1С:Бухгалтерия 8», Lotus, Microsoft Office (Access, Excel).

Решение

Автоматизированная система договорного учета (далее - АС ДУ) предназначена для отслеживания состояния договоров в Холдинге с момента их создания до завершения исполнения и передачи в архив.

В системе автоматизированы следующие функции договорного учета:

• ведение электронной базы договорной документации и нумерация договоров; ­
• автоматизированный контроль порядка оформления, экспертизыи согласования договоров;
• мониторинг исполнения договоров, автоматическое отслеживание плана выполнения работ/поставки товаров по договору;
• взаимная привязка приходных и расходных договоров, взаимосвязь Заказчик-Исполнитель;
• формирование и учет первичных документов к договору; ­

• формирование аналитической отчетности по договорной деятельности.

Ключевое место в разработанной АС ДУ занимает Система электронного согласования договоров (далее - СЭСД), которая выполняет контроль подготовки и согласования договорной документации.

В зависимости от порядка согласования договоров, в СЭСД может быть легко настроен любой маршрут документа. Схема прохождения документа, при которой договор сначала согласовывается и утверждается в Холдинге, а затем  другой стороной (сторонами), приведена на рис.1.

 Рис. 1

В соответствии с приведенной схемой, сотрудник структурного подразделения, инициирующего проект договора, на которого возложена обязанность по согласованию условий договора (далее - Ответственный исполнитель) готовит в электронном виде и вводит в СЭСД текст договора, а также иные документы, являющиеся неотъемлемой частью договора (далее - проект договора).

В случае если договор заключается между компаниями одного Холдинга, проект договора вводится в СЭСД один раз и вся ответственность за его согласование и экспертизу возлагается на ту организацию, которая является исполнителем по данному договору.

При разработке проекта договора используются образцы (типовые формы), предварительно утвержденные юридической службой управляющей компании Холдинга. В случае необходимости Ответственный исполнитель дополнительно вводит в СЭСД пакет документов, требуемых для согласования проекта договора (учредительные документы, лицензию на право проведения работ и т.п.).

Согласно выбранному варианту прохождения договора Ответственный исполнитель передает проект договора на согласование Руководителю структурного подразделения. Затем согласованный с Руководителем подразделения проект договора Ответственный исполнитель передает в электронном виде с помощью СЭСД на внутреннюю экспертизу.

Порядок экспертизы для каждого типа договоров, а также зоны ответственности Экспертов определены в положении о договорной деятельности в Холдинге. В качестве Экспертов могут выступать как подразделения управляющей компании, так и непосредственно самого предприятия, в зависимости от типа управления в Холдинге, уровня самостоятельности организаций, территориальной удаленности, сложности бизнес-процессов и т.д. Список Экспертов для каждой компании в Холдинге согласовывается с Руководством Холдинга.

Маршрутизация на этапе экспертизы договоров может быть либо фиксированной и заранее определена в СЭСД, либо Ответственный исполнитель самостоятельно выбирает, кому передать проект договора на экспертизу, указав должность и фамилию Эксперта.

СЭСД осуществляет постоянный мониторинг согласования и экспертизы проектов договоров, обо всех нарушениях установленных сроков информируется служба внутреннего контроля Холдинга, и при необходимости принимаются меры административного воздействия к нарушителям. По истечении двух месяцев после внедрения СЭСД в Холдинге количество нарушений снизилось на 70%, а через полгода - практически не было выявлено случаев превышения установленных сроков экспертизы проектов договоров.

Каждый Эксперт по результатам проверки проекта договора выносит одно из следующих экспертных заключений:

1.   «Согласовал» - замечания к проекту договора отсутствуют.

2.   «Согласовал с замечаниями» - в следующих случаях:

• ­ имеются несущественные замечания, не препятствующие заключению договора;
• ­ имеются некоторые неурегулированные разногласия с контрагентом или Руководителем структурного подразделения, инициирующего проект договора, не препятствующие его заключению.

3.   «Не согласовал» - имеются существенные неурегулированные разногласия с контрагентом или Руководителем структурного подразделения, инициирующего проект договора, препятствующие его заключению.

 Рис. 2

В случае вынесения заключения «Согласовал с замечаниями» или «Не согласовал», Эксперт формулирует замечания к проекту договора с указанием пункта или статьи договора. Ответственный исполнитель на основании полученных замечаний к проекту договора подготавливает и вводит в СЭСД новую редакцию проекта договора, а затем направляет ее на согласование с Руководителем и далее на повторную экспертизу. В случае невозможности урегулирования  разногласий по проекту договора, как с контрагентом, так и внутри компании с Экспертами, решение по имеющимся разногласиям принимает Руководство Холдинга.

В СЭСД реализован механизм ведения версий документа, позволяющий хранить историю всех введенных версий, вести одновременную разработку текста документа и сравнивать созданные версии.

После получения всех положительных экспертных заключений Ответственный исполнитель переводит электронный договор в СЭСД в состояние «Подписание» и выполняет печать необходимого количества экземпляров проекта договора. Распечатанный из СЭСД пакет документов передается на утверждение Генеральному директору компании, инициирующей договор.

В целях исключения подписания договоров, не введенных в СЭСД, либо не согласованных с установленными Экспертами, служба внутреннего контроля Холдинга периодически выполняет сверку заключенных договоров в компании с их наличием в СЭСД.

После подписания проекта договора и передачи его другой стороне (сторонам), Ответственный исполнитель переводит электронный договор в СЭСД в состояние «Согласование с другой стороной».

Перевод электронного договора в состояние «Выполнение» в СЭСД осуществляется после его заключения, когда все стороны пришли к соглашению и надлежащим образом оформили договор. В состоянии «Выполнение» электронный договор находится до истечения срока его действия и выполнения сторонами обязательств в полном объеме по договору.

Фрагмент схемы документооборота в АС ДУ для доходных договоров с Заказчиком в состоянии «Выполнение» приведен на рис.3.

 Рис. 3

В целях повышения производительности труда пользователей системы, а также сокращения времени ввода информации и устранения дублирования операций АС ДУ интегрирована с контурами «Бюджетирование» на платформе «БОСС-Компания» и «Бухгалтерский учет», реализованного в «1С:Бухгалтерия 8». Вся информация вводится пользователем в информационную систему только один раз и тем подразделением, которое определенно в положении о договорной деятельности, например, информацию о поступлении денежных средств вводит бухгалтер в контуре «Бухгалтерский учет» и далее она экспортируется в АС ДУ и «Бюджетирование».

В АС ДУ все электронные документы однозначно привязаны к конкретному договору. После его перевода в состояние «Выполнение» автоматически формируются следующие документы: план-график отгрузки готовой продукции и план оплаты по договору в АС ДУ, а также плановые бюджетные операции в контуре «Бюджетирование», где выполняется оперативный контроль соответствия условий договора утвержденному бюджету компании. Одновременно с этим информация о новом договоре экспортируется в учетную систему «Бухгалтерский учет».  

Отгрузка готовой продукции оформляется в АС ДУ приемо-сдаточными накладными/актами, на основании которых в «Бухгалтерском учете» автоматически формируются документы «Реализация товаров и услуг» и сотрудники бухгалтерии выписывают Счета-фактуры и Счета на оплату Заказчику. Эти документы, сформированные в контуре «Бухгалтерский учет», загружаются и в АС ДУ.

Информация о поступлении денежных средств от Заказчика по договору также импортируются в АС ДУ из контура «Бухгалтерский учет». Платежные поручения в АС ДУ формируют документы: факт оплаты по договору и фактические бюджетные операции, что позволяет оперативно контролировать движение денежных средств и исполнение бюджетов.

Важное место в АС ДУ занимает аналитическая отчетность, с помощью которой можно в любой момент контролировать выполнение обязательств по договорам согласно календарным планам, наличие первичных учетных документов, просроченную дебиторскую/кредиторскую задолженность и т.д.

Полученный эффект

Внедрённое решение по автоматизации договорного учёта в Холдинге позволило:

• повысить качество и прозрачность договорного учета, создать единую технологию работы с документами в группе компаний, входящих в состав Холдинга;
• просмотреть любую договорную документацию, сравнить несколько версий договора, отследить, какие изменения, когда и кем были внесены, осуществить контекстный поиск по всей договорной базе - искать определённую комбинацию слов в тексте договора;
• полностью перейти на безбумажное согласование договоров, сократив при этом затраты на расходные материалы, связанные с печатью документов на бумажный носитель;
• повысить исполнительскую дисциплину, существенно сократить время на экспертизу и согласование проектов договоров; ­
• обеспечить автоматизированный контроль всех этапов состояния договоров - от подготовки и согласования до исполнения и сдачи в архив;
• оперативно контролировать дебиторскую/кредиторскую задолженность по договору, сроки оплаты и выполнять анализ причин их задержки;
• сократить количество претензий со стороны контрагентов и сумму штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных обязательств;
• повысить безопасность хранения коммерческой информации;

• оперативно формировать актуальную аналитическую отчетность по договорной деятельности в нескольких разрезах и существенно повысить оперативность принятия управленческих решений.

В настоящее время все предприятия Холдинга работают во внедренной информационной системе; все договоры, а также первичные документы к ним в электронном виде хранятся в единой базе данных АС ДУ и доступны всем задействованным в работе над договором сотрудникам в реальном масштабе времени. В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности, при этом каждому пользователю определен объем информации, к которому он допущен. Права доступа к документам четко разграничены и определяются в момент их создания или регистрации.

В свою очередь, как отмечает руководство Холдинга, компания получила надёжный инструмент контроля и управления группой предприятий.

Пеков Алексей Николаевич
Руководитель группы продаж комплексных решений
Аудиторско-консультационного центра «Оптимум-Ц»